Законом України "Про зайнятість населення" визначено, що роботодавці мають брати участь у здійсненні заходів щодо забезпечення зайнятості населення шляхом додержання вимог законодавства про працю та їм забороняється застосовувати працю громадян без належного оформлення трудових відносин, вчиняти дії, спрямовані на приховування трудових відносин.
Під належним оформленням трудових відносин розуміється укладення трудового договору відповідно до норм Кодексу законів про працю України (далі - Кодекс). Зокрема, статтею 24 Кодексу визначено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення державної фіскальної служби про прийняття працівника на роботу.
Наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489 затверджено типову форму первинної облікової документації № П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу".
До зазначеної форми наказу вноситься інформація про ПІБ працівника, дату прийняття на роботу, назву професії (посади), кваліфікації, назву структурного підрозділу роботодавця, умови прийняття на роботу (у тому числі про строк випробування), роботи, праці (згідно атестації робочого місця), оплати праці. Працівник в обов’язковому порядку має бути ознайомлений з наказом про прийом на роботу.
Після прийняття особи на роботу кадровий облік трудових відносин здійснюється в особовій картці працівника, яка ведеться за типовою формою первинної облікової документації № П-2 "Особова картка працівника", затвердженою наказом Державного комітету статистики України, Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656.
Картка складається з 5 розділів – "Загальні відомості", "Відомості про військовий облік", "Професійна освіта на виробництві", “Призначення і переведення”, "Відпустки". До першого розділу вноситься інформація, у тому числі, про ПІБ, дату народження, громадянство, світу, стаж роботи, місце проживання, реквізити паспорту працівника.
До картки вноситься також інформація про дату і причину звільнення працівника. Згідно статті 47 Кодексу роботодавець зобов’язаний у день звільнення працівника видати йому копію наказу про звільнення з роботи. Такий наказ має відповідати типовій формі первинної облікової документації № П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)", затвердженій наказом Державного комітету статистики України від 05.12.2008 № 489. В наказі зазначається дата, причина та підстава звільнення, розмір вихідної допомоги. Працівник в обов’язковому порядку має бути ознайомлений з наказом.